Hi Warga,
Kalau perusahaan melakukan pembelian dalam jumlah besar, biasanya ada lebih dari sekadar kesepakatan lewat chat atau email. Detail pesanan perlu dicatat supaya pembeli dan supplier punya acuan yang sama.
Salah satu dokumen yang digunakan dalam proses tersebut adalah Purchase Order atau PO. Dokumen ini membantu mencatat barang atau jasa yang dipesan, jumlahnya, harga, sampai ketentuan pengiriman dan pembayaran.
Baca juga: 10 Usaha Sampingan Karyawan Tanpa Ganggu Kerja dan Menguntungkan untuk Dicoba
Apa Itu Purchase Order?
Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari supplier. Informasi di dalamnya dapat mencakup jenis barang, jumlah, harga, waktu pengiriman, hingga ketentuan pembayaran.
Sederhananya, PO menjadi catatan resmi mengenai apa yang ingin dibeli oleh perusahaan dari supplier.
PO biasanya dibuat setelah perusahaan menentukan kebutuhannya dan memilih supplier. Setelah PO diterima sesuai proses yang disepakati, supplier dapat menggunakannya sebagai acuan untuk menyiapkan pesanan.
Fungsi Purchase Order dalam Bisnis
Ada beberapa alasan kenapa PO banyak digunakan dalam transaksi bisnis.
1. Mencatat detail pesanan
Barang atau jasa, jumlah, harga, hingga jadwal pengiriman dapat dicantumkan dalam satu dokumen.
2. Menjadi acuan bagi supplier
Supplier dapat mengetahui secara jelas apa saja yang perlu disiapkan berdasarkan pesanan pembeli.
3. Membantu mengontrol pembelian
Perusahaan dapat melacak pesanan yang sedang berjalan dan mencocokkannya dengan kebutuhan yang sudah disetujui.
4. Mengurangi kesalahan
Detail yang tertulis membuat pembeli dan supplier memiliki referensi yang sama sehingga risiko salah jumlah atau spesifikasi bisa dikurangi.
5. Membantu proses pembayaran
PO juga dapat menjadi bagian dari proses pemeriksaan sebelum pembayaran dilakukan. Dalam praktik procurement, perusahaan dapat mencocokkan PO dengan dokumen penerimaan barang dan invoice sebelum memproses pembayaran.
Apa Saja Isi Purchase Order?
Tidak ada satu format PO yang wajib digunakan oleh semua perusahaan. Isinya bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing bisnis.
Beberapa informasi yang biasanya dicantumkan antara lain:
- Nomor dan tanggal PO
- Nama dan informasi pembeli
- Nama dan informasi supplier
- Deskripsi barang atau jasa
- Jumlah pesanan
- Harga satuan
- Total nilai transaksi
- Alamat pengiriman
- Jadwal pengiriman
- Ketentuan pembayaran
- Syarat dan ketentuan tambahan
Semakin jelas informasi yang dicantumkan, semakin mudah pula supplier memahami pesanan yang harus dipenuhi.
Jenis-Jenis Purchase Order
Jenis PO dapat berbeda tergantung kebutuhan dan sistem procurement perusahaan. Beberapa yang umum digunakan yaitu:
1. Standard Purchase Order
Digunakan ketika detail pembelian sudah jelas, termasuk barang, jumlah, harga, dan jadwal pengiriman.
2. Planned Purchase Order
Digunakan ketika perusahaan sudah merencanakan pembelian, tetapi beberapa detail seperti waktu atau jumlah pengiriman masih dapat berubah.
3. Blanket Purchase Order
Biasanya digunakan untuk kebutuhan pembelian berulang dalam periode tertentu. Perusahaan dan supplier dapat menyepakati ketentuan pembelian terlebih dahulu, kemudian pesanan dilakukan sesuai kebutuhan.
4. Contract Purchase Order
Digunakan ketika pembelian mengacu pada kesepakatan atau kontrak yang sudah dibuat antara pembeli dan supplier.
Bagaimana Alur Purchase Order?
Setiap perusahaan bisa memiliki prosedur yang berbeda. Misalnya, sebuah restoran membutuhkan 100 dus air mineral. Setelah supplier dan harga disepakati, restoran membuat PO yang mencantumkan jumlah barang, harga, alamat pengiriman, dan ketentuan lainnya.
Supplier kemudian menyiapkan pesanan sesuai PO. Ketika barang tiba, pihak restoran dapat mencocokkan jumlah yang diterima dengan pesanan sebelum masuk ke proses invoice dan pembayaran.
Baca juga: Apa Itu Bisnis? Kenali Arti, Tujuan, dan Jenis-Jenisnya
Contoh Purchase Order Sederhana
Sebuah perusahaan membeli 50 unit kursi kantor dari supplier.
PO yang dibuat bisa berisi:
- Nomor PO dan tanggal pemesanan
- Nama perusahaan pembeli
- Nama supplier
- Nama dan spesifikasi kursi
- Jumlah 50 unit
- Harga per unit
- Total nilai pesanan
- Alamat pengiriman
- Batas waktu pengiriman
- Ketentuan pembayaran
Dari dokumen tersebut, supplier bisa langsung mengetahui pesanan yang harus disiapkan. Pihak pembeli juga memiliki catatan yang dapat digunakan saat barang diterima.
Apa Bedanya Purchase Order dan Invoice?
PO dan invoice sama-sama berkaitan dengan transaksi, tetapi keduanya memiliki fungsi yang berbeda.
PO dibuat oleh pembeli untuk melakukan pemesanan, sedangkan invoice dibuat oleh supplier untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang diberikan.
Urutannya bisa saja seperti ini. Pembeli mengirim PO, supplier memenuhi pesanan, barang diterima, kemudian supplier mengirim invoice sesuai transaksi.
Jadi, PO bukan dokumen tagihan. PO menjadi acuan pemesanan, sementara invoice digunakan dalam proses penagihan.
Baca juga: Apa Itu Supplier dalam Bisnis? Tugas & Tips untuk Pemula
PO dan Kebutuhan Modal Supplier
Bagi supplier, pesanan dalam jumlah besar bisa membutuhkan modal sebelum pembayaran diterima. Supplier mungkin perlu membeli bahan baku, menyediakan stok, membayar tenaga kerja, atau mengeluarkan biaya operasional lainnya lebih dulu.
Dalam kondisi seperti ini, arus kas menjadi hal yang perlu diperhatikan.
Bank Saqu memiliki Supplier Financing yang dapat membantu pelaku usaha mendapatkan pembiayaan berdasarkan transaksi seperti invoice atau Purchase Order. Fasilitas ini dapat digunakan oleh badan usaha seperti PT, CV, dan UMKM yang memiliki hubungan bisnis aktif dengan anchor serta memenuhi persyaratan yang berlaku.
Untuk kebutuhan transaksi bisnis sehari-hari, Bank Saqu juga menyediakan Giro untuk nasabah perorangan maupun badan usaha. Rekening Giro dapat digunakan untuk mendukung transaksi bisnis, termasuk fitur autodebet dan standing instruction. Pembukaannya dilakukan dengan mengunjungi kantor cabang Bank Saqu dan melengkapi dokumen yang diperlukan.
Sementara itu, untuk kebutuhan perbankan digital sehari-hari, kamu bisa menggunakan aplikasi Bank Saqu. Yuk, download Bank Saqu dan nikmati kemudahan mengelola kebutuhan perbankan dalam satu aplikasi. Pembukaan akun dapat dilakukan secara online melalui aplikasi dengan menyiapkan e-KTP dan data yang diperlukan.
