Pernah mengalami telat bayar, padahal tanggal transfernya sudah disepakati? Mungkin ini karena kamu belum menerapkan invoice, atau justru sebagai pemilik bisnis, kamu belum tahu apa itu invoice.
Invoice adalah dokumen penting yang menjadi kunci pembayaran dari klien bisa diproses dengan cepat. Tanpa dokumen ini, transaksi yang sudah deal pun bisa terhambat karena tidak ada bukti tertulis.
Nah, supaya kamu tidak terjebak lagi di situasi ini, siapkan catatanmu karena artikel ini akan membahas tuntas mulai dari pengertian, fungsi, jenis, komponen wajib, cara membuat, hingga kesalahan umum yang sering terjadi saat menerbitkan invoice.
BACA JUGA: Tips Memilih Pinjaman Kredit yang Cocok Buat Kamu
Apa Itu Invoice?
Invoice adalah dokumen tagihan resmi yang dibuat dan diberikan oleh penjual kepada pembeli. Di dalamnya, tertera rincian transaksi, total pembayaran, dan batas waktu pelunasan yang harus pembeli penuhi.
Invoice juga dikenal dengan faktur, yaitu daftar barang kiriman yang tertulis nama, jumlah, dan harga yang pembeli harus bayar. Jadi, invoice bukan catatan informal, tapi dokumen yang mengikat kedua pihak dan bisa dijadikan bukti hukum jika ada sengketa.
Fungsi Invoice dalam Bisnis
Meskipun bentuknya cukup administratif, invoice adalah dokumen yang punya fungsi yang berlapis. Ini dia bukti pentingnya invoice yang harus kamu kenali:
- Permintaan pembayaran resmi: Bukti tertulis untuk meminta klien melunasi pembayaran sesuai nilai dan jangka waktu yang disepakati dan tertulis dalam invoice.
- Bukti transaksi resmi: Ada catatan produk yang kamu jual dan yang dibeli oleh pembeli untuk dijadikan referensi.
- Rekam jejak keuangan: Invoice membantu kamu melacak pemasukan dan piutang.
- Dasar perhitungan pajak: Jika invoice yang mencantumkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN), ini bisa menjadi dokumen wajib untuk pelaporan pajak bisnis.
- Kontrol arus kas: Nomor dan tanggal jatuh tempo yang jelas adalah patokan untuk memantau arus kas.
- Bahan audit akurat: Saat masa audit, invoice bisa menjadi sumber data terpercaya.
Jenis-Jenis Invoice
Beda bentuk transaksi, beda juga jenis invoice-nya. Supaya invoice yang kamu buat sesuai dengan transaksinya, coba perhatikan jenis-jenis invoice berikut:
1. Proforma Invoice
Sebelum transaksi, proforma invoice dikirim supaya klien atau pembeli tahu harga sementara. Jenis invoice ini biasanya digunakan saat negosiasi awal. Ingat, ini bukan tagihan final, ya.
2. Sales Invoice
Setelah produk dikirimkan, sales invoice akan diterbitkan untuk meminta pembayaran dari pembeli sesuai nilai yang disepakati di awal.
3. Purchase Invoice
Purchase invoice adalah dokumen yang diterima pembeli dari penjual. Karena itulah, pembeli akan mencatat dokumen ini sebagai utang yang harus segera dilunasi.
4. Recurring Invoice
Jika kamu memiliki transaksi berkala yang nilainya relatif sama, tagihan yang digunakan adalah recurring invoice. Misalnya, berlangganan aplikasi bulanan atau biaya sewa ruang kantor yang dibayar rutin tiap bulan.
5. Credit Invoice
Saat kamu sebagai penjual perlu mengurangi nilai tagihan sebelumnya, kamu bisa menerbitkan Credit Invoice. Contohnya, seperti retur barang atau kesalahan penagihan di invoice sebelumnya.
6. Debit Invoice
Sebaliknya, jika kamu perlu menambah nilai tagihan sebelumnya, terbitkan Debit Invoice. Invoice ini bisa kamu terapkan saat ada ongkos pengiriman ekstra atau revisi pekerjaan di luar scope awal.
7. Timesheet Invoice
Apabila kamu adalah freelancer dengan sistem komisi per jam kerja, Timesheet Invoice adalah dokumen yang pas. Invoice ini mencantumkan jumlah jam kerja, tarif per jam, dan total tagihan biaya.
8. Interim Invoice
Untuk proyek berdurasi panjang, penjual produk bisa menagih pelunasan bertahap sesuai pencapaian yang berhasil diselesaikan dengan Interim Invoice.
9. Invoice Konsuler
Khusus ekspor-impor, transaksi bisa dibuktikan dengan Invoice Konsuler yang perlu persetujuan dari perwakilan negara penerima impor.
Komponen Wajib yang Harus Ada di Invoice
Jadi, isi invoice apa saja? Sebelum mengirim invoice ke klien, pastikan semua elemen berikut sudah tercantum lengkap.
- Nama dan logo perusahaan atau freelancer penerbit
- Nomor invoice untuk pelacakan berkas
- Tanggal penerbitan dan tanggal jatuh tempo
- Nama lengkap, alamat, dan informasi kontak klien/pembeli
- Deskripsi barang atau jasa yang disepakati
- Subtotal, pajak (PPN), diskon, dan total akhir
- Nomor rekening, nama bank, atau tautan pembayaran digital, dan instruksi pembayaran
- Syarat dan ketentuan tambahan
5 Cara Membuat Invoice yang Benar
Meskipun invoice adalah dokumen penting yang resmi, membuatnya justru sangat mudah dan cepat. Ikuti 5 langkah berikut ini, yuk:
1. Kumpulkan Semua Informasi yang Dibutuhkan
Kumpulkan nama lengkap klien, alamat, detail pekerjaan yang sudah diselesaikan, dan nilai yang disepakati di kontrak awal.
2. Pilih Format atau Template Invoice
Kamu bisa menggunakan template siap pakai yang mudah dibaca di Microsoft Word, Canva, atau aplikasi akuntansi.
3. Isi Setiap Komponen
Masukkan semua komponen di atas. Pastikan tidak ada salah ketik ataupun salah informasi agar proses pembayaran produkmu tidak terhambat revisi invoice.
4. Review Sebelum Dikirim
Periksa kembali total hitungan, ejaan nama klien, dan tanggal jatuh tempo. Kesalahan sekecil apapun bisa membuat transaksimu bermasalah.
5. Kirim dan Pantau Status Pembayaran
Kirim invoice dengan subjek yang jelas. Setelah dikirim, catat di histori keuangan bisnis atau aplikasi keuanganmu untuk memantau mana yang sudah lunas dan mana yang masih outstanding.
Kesalahan Saat Membuat Invoice
Selain mempraktikan 5 langkah membuat invoice di atas, pastikan juga kamu tidak melakukan kesalahan berikut ini:
- Nomor invoice tidak berurutan atau duplikat
- Lupa mencantumkan tanggal jatuh tempo
- Tidak menyertakan detail pajak
- Deskripsi pekerjaan terlalu umum dan tidak ada batasan yang rinci
- Tidak menyimpan salinan invoice
BACA JUGA: Jangan Tertipu Pinjol Bodong, Ini Cara dan Tips Aman Ajukan Pinjaman Online
Invoice Beres, Saatnya Kelola Cuan Usaha Tanpa Ribet dengan Bank Saqu Bisnis
Sebagai penjual, tahap transaksi pasti membuatmu sumringah. Tapi, ternyata invoice adalah dokumen yang harus kamu buat untuk menjadi bukti transaksi dan tagihan tertulis.
Cara membuatnya juga sama sekali tidak sulit, kan? Nah, tugasmu selanjutnya adalah memastikan setiap pembayaran yang masuk dari pembeli tercatat rapi tanpa mencampur aduk dengan uang pribadi.
Supaya pengelolaannya teratur dan praktis, kamu butuh sistem pengelolaan keuangan yang bisa memantau kesehatan arus kas usahamu, seperti layanan Bank Saqu Bisnis.
Menariknya, kamu bisa manfaatkan fitur Virtual Account sesuai kebutuhan rekonsiliasi pembayaran. Jadi, begitu pembeli melunasi invoice, dana masuk dari masing-masing rekanan akan tercatat secara real-time.
Input cash flow secara manual berpotensi membuat catatan kurang akurat waktu. Ini saatnya kamu naik kelas dan mengelola transaksi bisnis dengan cara yang lebih efektif, efisien, dan tetap fleksibel bersama Bank Saqu.
Kunjungi kantor cabang Bank Saqu terdekat untuk segera mengaktifkan rekening Bank Saqu Bisnis dan rasakan kemudahan mengatur keuangan via platform Bank Saqu Bisnis.
